Support

Vijf tips om Power BI (direct) in te zetten binnen jouw organisatie

Introductie

De afgelopen periode kregen wij veel vragen van klanten die met Power BI aan de slag zijn gegaan. Een aantal veelgevraagde inzichten zijn; onderhanden werk, product specifieke omzet of openstaande facturen. Wij mochten deze rapporten maken voor CTS IT zelf en voor diverse klanten. Gepubliceerde Power BI rapporten kun je bekijken vanaf je smartphone, of via het web, maar ook bijvoorbeeld in Microsoft Teams! 

Hieronder een voorbeeldrapport van een gemaakte urenvergelijking tussen AFAS en Topdesk. Hierin kan je eenvoudig doorklikken naar onderliggende data. Zo maak je bijvoorbeeld snel een analyse van de onderliggende gegevens.

Waarom dit artikel?

Omdat wij zelf hebben ervaren dat als je Power BI meteen goed inzet, je méér draagvlak creëert. Wist je dat Microsoft met Power BI al meerdere jaren op rij verkozen is door Gartner (2020) tot marktleider op gebied van Analytics en Business Intelligence? Microsoft heeft dan ook een hele sterke cloudvisie met Office365 en Power BI. Je legt eenvoudig verbinding met vele bronnen en maakt eenvoudig je eerste rapporten die je vervolgens eenvoudig kunt delen. Via deze weg willen we daarom enkele handige tips delen. De volgende tips komen voorbij:

  • Tip 1: Begin klein (“Big things have small beginnings”) 
  • Tip 2: Maak je rapport eenvoudig zichtbaar in Microsoft Teams 
  • Tip 3 Ontvang (e-mail)meldingen bij het overschrijden van een KPI-waarde uit je rapport. 
  • Tip 4: Verzend een rapport periodiek per e-mail. 
  • Tip 5: Bekijk of jouw rapport veel gebruikt wordt binnen je organisatie.

Tip 1: begin klein

Omdat je met Power BI eenvoudig verbinding legt met jouw data, ontstaat de verleiding om snel veel data uit verschillende bronnen te halen. Zo krijg je al snel één rapport met veel verschillende data. Grote kans dat je dit later weer moet opsplitsen in aparte rapporten. Mijn ervaring is dat het beter werkt om één scenario te kiezen en daar eerst een Power BI rapport van te maken. Denk aan onderhanden werk of nog eenvoudiger; inzicht in omzet over de afgelopen jaren. Grote kans dat je daarmee al wat mensen enthousiast maakt. Ga daarna pas aan de slag met vervolgstappen, andere scenario’s en verbinding leggen met andere bronnen. Maar hoe begin je klein?

Leg eerst eens verbinding met één bron, of één Excelsheet. Door gewoon eens (gratis) Power BI Desktop te downloaden en te ontdekken hoe eenvoudig je verbinding legt met data uit jouw organisatie. Dan ben je namelijk nog maar een paar stappen verwijderd van het omzetten van die data in relevante (stuur)rapportage. Om een snelle start te maken verwijs ik je graag door naar het artikel Starten met PowerBI, waarin ik dit stapsgewijs uitleg. Daar leg ik uit hoe je eenvoudig een eerste rapport maakt op basis van data uit Excel. Ook leg ik daar uit hoe je eenvoudig een Power BI Pro proeflicentie van 60 dagen kan activeren. Hiermee kan je alle tips uit dit artikel ook meteen uitproberen! Starten met Power BI kan ook zonder Power BI Pro licentie, alleen kan je rapporten dan niet zo makkelijk delen met collega’s als in het huidige artikel beschreven. Naarmate je meer informatie gaat binnenhalen wordt het steeds belangrijker om je data goed te structureren en na te denken over een zogeheten tussenlaag. ETL, kubussen of views zijn mogelijke oplossingen hiervoor. Voor een optimale performance en flexibiliteit loont het om niet te veel intelligentie in een rapport te bouwen. De kunst is om deze intelligentie al (zoveel als mogelijk) beschikbaar te hebben zodra je de gegevens ophaalt in je rapport.

Lees nu onze vijf tips om Power BI direct in te zetten in jouw organisatie. Heb je onze hulp nodig? Wij staan voor je klaar!

Tip 2: maak je rapport eenvoudig zichtbaar in Teams

Je hebt je eerste rapport gemaakt? Wij hebben nog geen integratie gezien die beter werkt dan die met Microsoft Teams. Teams wordt niet voor niets dé samenwerkingshub van Office 365 (tegenwoordig Microsoft 365) genoemd. Uiteraard handig als je bekend bent met Microsoft Teams. Met het volgen van deze drie stappen maak je jouw rapporten eenvoudig zichtbaar voor je collega’s in Teams kanalen. Al jouw teamleden (met toegang tot de Power BI werkruimte en een Power BI Pro licentie) kunnen deze rapporten dan bekijken. Hiermee creëer je tegelijkertijd draagvlak om jouw rapporten te gebruiken binnen je organisatie.

  1. Klik in jouw team op het plusje tabblad toevoegen.
  2. Klik op de PowerBI tegel.
  3. Selecteer onder een werkruimte jouw gepubliceerde rapport en klik op opslaan. Het tabblad wordt nu toegevoegd aan het kanaal en is altijd raadpleegbaar via dit teamskanaal. Het tabblad verschijnt voortaan standaard in jouw kanaal.

NB: op deze LinkedIN pagina vind je het volledige artikel inclusief afbeeldingen van bovengenoemde stappen.

Tip 3: Ontvang (e-mail)meldingen bij het overschrijden van een KPI-waarde

Een KPI visualisatie kan handig zijn om snel te zien of je op koers ligt met bijvoorbeeld je forecast of omzet. Bereik je een drempelwaarde? Stel dan een automatisch email alarm in zodra een waarde is bereikt!

Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Open het rapport in jouw werkruimte via powerbi.microsoft.com en klik op de “Pin” knop op de KPI visual.
  2. Maak een keuze of je het aan een nieuw of een bestaand dashboard toe wilt voegen en klik op “Vastmaken”.
  3. Open het dashboard in jouw werkruimte en klik in de KPI visual op de drie puntjes rechtsboven gevolgd door “Waarschuwingen beheren”.
  4. Klik op “Waarschuwingsregel toevoegen” en stel in wanneer en wie het bericht moet ontvangen.

NB: op deze LinkedIN pagina vind je het volledige artikel inclusief afbeeldingen van bovengenoemde stappen.

Tip 4: Verzend een rapport periodiek per e-mail

Een rapport periodiek ontvangen per mail? Niet meer van deze tijd? Er zijn nog zat klanten die dat erg prettig vinden. Ook dat kan dus en nog niet iedereen maakt gebruik van Microsoft Teams. Elk rapport kan op een willekeurige interval aangeleverd worden bij een geadresseerde. Deze mailkoppeling werkt direct, je hoeft dus alleen een frequentie en een e-mailadres op te geven.

  1. Klik in de Power BI portal in een bestaand rapport op abonneren.
  2. Klik op “+ Nieuw abonnement toevoegen” en vul daar een e-mailadres in van een ontvanger met een Power BI pro licentie. Vervolgens de pagina die je wilt ontvangen van een rapport en de frequentie.
  3. Klik vervolgens “Opslaan en sluiten”. De ontvangers krijgen nu een mail met een schermafbeelding van het rapport met een link om direct het rapport te openen in de Power BI portal. Handig, want je hoeft daarmee geen grote bijlagen meer te versturen.
    Voor email naar mensen buiten jouw organisatie is een Premium Capacity abonnement nodig.

NB: op deze LinkedIN pagina vind je het volledige artikel inclusief afbeeldingen van bovengenoemde stappen.

Tip 5: Zien of jouw rapport veel gebruikt wordt binnen je organisatie.

Wil je weten of jouw rapport veel gebruikt wordt, en hoe dit zich verhoudt tot andere rapporten? Power BI geeft je hierin hele mooie inzichten.

  1. Ga hiervoor eerst naar de werkruimte van jouw rapport in de Power BI portal. Om verwarring te voorkomen adviseer ik om het nieuwe uiterlijk aan te zetten in de portal via het schuifje rechts bovenin, naast de zoekbalk.
  2. Geef een klik met je rechtermuisknop op het rapport in jouw werkruimte en klik op “Rapport voor metrische gegevens over het gebruik”. Ook kan je hier de performance inzien en het platform waar jouw rapport het meest geopend wordt. De lay-out van deze weergave kan er anders uitzien als je nog in een klassieke werkruimte werkt. Je kan vrij eenvoudig upgraden naar een nieuwe werkruimte waarin meer functionaliteit en deze weergave beschikbaar is. Zorg er voor dat je voor de zekerheid minimaal de laatste pbix files ergens veilig hebt opgeslagen. Dit kan via een klik met je rechtermuisknop op je gegevensset, gevolgd door pbix bestand downloaden.

Om je werkruimte te upgraden volg je deze stappen:

  1. Ga naar de instellingen van jouw werkruimte door op de drie puntjes “…” te klikken rechtsboven in de werkruimte.
  2. Klik op “Geavanceerd” gevolgd door werkruimte upgraden
  3. Vink aan “Ik ben gereed voor de upgrade van deze werkruimte” gevolgd door “Upgrade uitvoeren”.

Bronvermelding

Microsoft. (z.d.). Waarom PowerBI. Geraadpleegd op 22 april 2020, van https://powerbi.microsoft.com/nl-nl/why-power-bi/

Terug naar kennisbank
28 mei 2024

NIS2

In onze snel digitaliserende wereld wordt informatiebeveiliging steeds crucialer. Cyberaanvallen, die zowel kleine bedrijven als grote bedrijven treffen, onderschrijven de noodzaak voor een gedegen cyberveiligheid. De Europese Unie antwoordt hierop met de NIS2 richtlijn, die een breed scala aan beveiligings- & compliance eisen introduceert. Dit heeft directe impact op veel organisaties, mogelijk ook die van jou.

24 mei 2024

Modern security requires modern tools – Microsoft 365

In de hedendaagse digitale wereld is beveiliging belangrijker dan ooit. Microsoft 365 biedt een uitgebreid pakket aan beveiligingstools die zijn ontworpen om je bedrijf te beschermen tegen moderne bedreigingen.

24 mei 2024

Modern security requires modern tools – Windows server 2022

In de dynamische wereld van IT-beveiliging is het essentieel om de modernste technologieën te gebruiken om je systemen te beschermen. Windows Server 2022 is ontworpen met een focus op beveiliging en biedt een scala aan functies om je infrastructuur te verdedigen tegen de meest geavanceerde bedreigingen.

24 mei 2024

Modern security requires modern tools – Windows 11

In de steeds evoluerende wereld van cyberbeveiliging is het cruciaal om bij te blijven met de nieuwste technologieën. Windows 11 is ontworpen met deze gedachte in het achterhoofd, en biedt een reeks nieuwe beveiligingsfuncties om jouw organisatie te beschermen tegen de meest geavanceerde bedreigingen.

25 april 2024

Inrichting en adoptie van Microsoft Copilot

Binnenkort verwachten we dat Microsoft Copilot ook in het Nederlands beschikbaar zal zijn. Een geweldige kans voor bedrijven om efficiëntie en kwaliteit in hun werkprocessen te verhogen! Maar hoe maak je hier concreet gebruik van?

25 april 2024

Wachtwoord manager

In het digitale tijdperk waarin bedrijven meer verbonden zijn dan ooit, rijst een kritieke vraag: hoe beveiligen we onze online data?

28 maart 2024

Wat kan ik met Microsoft Copilot

In deze blog vind je hoe Copilot je helpt vanuit de verschillende onderdelen van Microsoft 365, zoals Outlook, Word en Teams.

28 maart 2024

Hoe te starten met PowerBI rapportages

Herkenbaar?
• ‘Data is het nieuwe goud’, maar hoe verzilver ik dat binnen mijn organisatie?
• Onze Excel analyses vergen veel handwerk om te verversen en zijn te complex om echt inzicht te geven
• Regelmatig worden afwijkingen tussen onze systemen te laat opgemerkt. Dat kost ons veel tijd en geld.

28 februari 2024

Toekomstperspectief voor het MKB

In de snel veranderende IT-markt wordt het gaspedaal in 2024 nog harder ingetrapt. IT architectuur is een “must have” voor elke organisatie die vooruit wil.

28 februari 2024

De sleutel tot een veilige en efficiënte IT-omgeving

In de snel veranderende IT-markt wordt het gaspedaal in 2024 nog harder ingetrapt. IT architectuur is een “must have” voor elke organisatie die vooruit wil.

24 maart 2023

Geef hackers geen kans: onze kijk op IT-veiligheid

Deze blog gaat dieper in op IT-veiligheid. Ben je benieuwd naar onze visie op security en — nog belangrijker — hoe wij je organisatie hierin kunnen helpen? Lees dan snel verder

Security Awareness voor bedrijven
19 december 2022

IT-ondersteuning van CTS IT

Iedere organisatie is anders. Daarom heeft elk bedrijf ook andere behoeften. Bij CTS IT vind je alle mogelijke IT-diensten onder één dak. Wij vinden namelijk dat IT-ondersteuning maatwerk is.

Automation
02 december 2022

Onze IT-oplossingen maken het leven makkelijk

De meest passende IT-oplossingen maken je leven niet alleen makkelijker. Ze helpen je bedrijf naar een volgend niveau tillen.

15 september 2022

De 5 stappen van CTS IT!

Whitepaper Hybride IT CTS IT
08 september 2022

Is flexibel werken de toekomst!

20 juni 2022

Wie in de cloud werkt is klaar voor de toekomst

15 juni 2022

Aansluiten op je bedrijfscultuur

Whitepaper On-premise IT-ondersteuning
16 mei 2022

On-premise | Waar horen jouw IT-systemen thuis?

On-premise betekent dat je alle IT-systemen op eigen locatie hebt. Servers en netwerkapparatuur zijn allemaal te vinden binnen de muren van jouw bedrijfspand. Je staat zelf in voor aankoop, onderhoud en beveiliging van hardware en software. Kortom:Je hebt al je IT volledig in eigen beheer. Dat klinkt voor sommigen ouderwets, maar er zijn nog altijd […]

Support-CTS-IT
03 mei 2022

IT-ondersteuning, wat verwacht jij van een IT-partner?

CTS IT onderscheidt zich op IT-ondersteuning, terwijl het in de markt meer en meer als een commodity dienst wordt gezien. Daarbij gaat het doorgaans om het leveren van technische kennis, van waaruit continuïteit wordt geboden op de bestaande situatie. Wij leveren bij onze klanten het bewijs dat het anders kan (en moet). Dit uit zich […]

Whitepaper Hybride IT CTS IT
23 maart 2022

Download gratis onze Whitepaper Hybride IT

Je kent de term ‘hybride’ misschien uit de automotive. Onder de motorkap van een hybride auto vind je twee aandrijfvormen. Dat geldt ook voor hybride IT. Hybride maakt zowel gebruik van de cloud als IT on premise. Het is een stap in de digitale transformatie die zo kort of lang kan duren als voor je […]

03 maart 2022

Beschermen tegen ransomware en cyberaanvallen: zo doe je dat

Beschermen tegen ransomware en cybercriminaliteit is niet gemakkelijk. Hackers zijn vernuftig; het is een constant kat-en-muisspel.

Arjan van Loon Inside Sales Engineer CTS IT
09 augustus 2021

Digitale transformatie in 5 heldere stappen

Digitale transformatie is een term die je veel ziet op onze website. Onze collega Arjan van Loon vertelt wat de 5 stappen van CTS IT precies inhouden. Inhoud : Evovle or die Wat betekent dit concreet voor mij Know me Guide me Support me Modernize me Transform me Evolve or die Al langere tijd roepen […]

Teams-and-workspace-blog-header 1200x500
02 juli 2021

Microsoft Teams als jouw moderne werkplek

Sommige bedrijven gebruiken Microsoft Teams enkel als chat of video tool voor vergaderingen. Maar er schuilt nog meer achter dit powerhouse product van Microsoft

CTS-IT-Goud-uit-de-cloud-1200x628
10 juni 2021

Goud uit de cloud

Goud uit de cloud   De toekomst zit in de #cloud. Is jouw onderneming hier dan ook klaar voor? In zijn laatste blog over de Cloud legt onze collega Rik Maassen uit of jij klaar bent voor deze stap! Leestijd 5 minuten. Inhoud : Cloud is zeker de toekomst De term ‘cloud’ Geen zorgen over […]

CTS IT Top tien Teams linkedin & Facebook Arjan van Loon
25 maart 2021

Teams Top Tien deel 6

In deze zesde editie van de Teams Top Tien praten we je graag bij over alle nieuwe ontwikkelingen in Teams!

CRM ERP
22 maart 2021

Keuzestress: CRM of ERP?

CRM of ERP: een vraag die veel ondernemers bezighoudt. Rik Maassen duikt dieper in op het antwoord in deze blog.

Power BI
09 maart 2021

Bedrijfsprocessen optimaliseren in het Power Platform

Bedrijfsprocessen automatiseren zónder programmeerkennis? Dat kan eenvoudig met het Power Platform! In 15 minuten bouw je je eigen app.

IoT moderne werkplek +
24 februari 2021

Visieblog 2021

Moderne werkplek +, collaboration, security en powerplatforms en niet te vergeten Digitale transformatie. Daar draait het dit jaar om.

20 mei 2020

Vijf tips om Power BI (direct) in te zetten binnen jouw organisatie

Wij geven je met deze vijf tips een vliegende start voor de inzet van Power BI binnen jouw organisatie.

20 mei 2020

Reserveringssysteem Microsoft Bookings: een praktijkcase

Een online reserveringssysteem om jouw relaties zelf afspraken te laten maken. Daarmee geen papieren agenda meer. Recent zijn er weer een aantal handige functies toegevoegd aan deze handige Microsoft app. Eenvoudig in te zetten binnen jouw organisatie!

11 december 2019

Maak het verschil met de moderne werkplek

De moderne werkplek brengt je veel voordelen en in vier stappen ben je al zover. Lees erover de whitepaper Transitie naar de moderne werkplek. Ontdek de succesformule van CTS IT voor jou, je bedrijf en je medewerkers.

01 maart 2019

IT voor een betere wereld

Als groeiende speler in de IT-markt nemen we onze verantwoordelijkheid. Innovators die werken aan terugdringing van de plastic soep ondersteunen we van harte.

14 januari 2019

Stap over van Windows 7 naar Azure

Werk je nog met Windows 7 of Server 2008? Over een jaar niet meer en wij helpen je met een veilige overstap!

18 oktober 2018

De basis van CTS IT

Als er iemand bij ons komt solliciteren, kijk ik natuurlijk of hij of zij verstand heeft van ICT. Maar dat is niet het belangrijkste. Vaardigheden zijn te trainen, iemands karakter vind ik veel belangrijker. Het adagium is echt op CTS IT van toepassing.

Waarom CTS-IT

  • #01
    Advies
  • #02
    In control
  • #03
    Digitale transformatie
Aanmelden

Nieuwsbrief

Nullam malesuada imperdiet ipsum, eget venenatis velit bibendum nec. Etiam non hendrerit dui. Curabitur fermentum nisl in erat convallis, nec facilisis dolor fringilla.

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.