Werkprocessen automatiseren vanuit het Microsoft 365 Power Platform? Het wordt steeds makkelijker! Zo wordt standaardisatie én het verhogen van effectiviteit nog eenvoudiger. Zeker wanneer sprake is van repeterende processen: dan is het erg interessant kennis te maken met deze nieuwe mogelijkheden. En het mooie is: die zijn standaard binnen Microsoft 365 beschikbaar (geen extra kosten, dus je kunt zo aan de slag). In deze blog neem ik je dan ook mee in de mogelijkheden. Dit doe ik aan de hand van een praktisch voorbeeld van Power Automate in combinatie met Microsoft Lists.
Je hebt er wellicht nog nooit iets over gehoord. Laat dat je zeker niet afschrikken om het uit te proberen. Doelstelling? Voor een eerste keer zou ik die richten op ervaring opdoen. Uiteindelijk kunnen jullie uiteraard gaan naar het daadwerkelijk efficiënter maken van jullie interne processen. Want wanneer je ziet én hebt laten zien dat het werkt, leidt dat zeker tot nieuwe ideeën. Pas dan is er echt voordeel & winst mee te behalen voor jullie!
De case richt zich op goedkeuring voor de aanschaf van apparatuur en een verlofaanvraag.
Iemand vraagt via Microsoft Teams aan zijn/haar manager goedkeuring om een bepaalde aanschaf te doen of dient een verlofaanvraag in. De manager krijgt hiervan een notificatie en kan deze met een druk op de knop accorderen (of misschien ook juist niet). De goedkeuring wordt netjes gearchiveerd. Ook is de goedkeuring in te zien door onder meer HR i.v.m. de declaratie achteraf.
Wat we hiervoor gebruiken (allemaal beschikbaar binnen Microsoft 365):
Allereerst gaan we een lijstje maken, waarin de aanvragen worden opgeslagen. Vergelijk het met een excelsheet of een (mini-)database. Dit kan via een aantal eenvoudige stappen, direct vanuit Teams.
Een nieuwe lijst maken
Nu wordt het pas echt leuk, want we gaan het goedkeuringsproces met de schermen ‘inrichten’. Dat laatste zeg ik, omdat er (gelukkig) geen programmeerkennis nodig is om dit bij elkaar te klikken!
Een kind kan de was doen!
En nu komt het beste gedeelte: namelijk je app uitproberen en delen met je collega’s!
Bovenstaande betreft natuurlijk een eenvoudig voorbeeld. Vooral bedoeld als eerste kennismaking met het platform. Microsoft Lists en zeker ook Power Automate zijn krachtige tools waarmee je relatief eenvoudig (én zonder programmeerkennis) interne bedrijfsprocessen kunt standaardiseren en zelfs automatiseren. Op internet zijn vele voorbeelden te vinden, maar ook vanuit CTS IT vinden we het erg leuk met je te sparren over de inzet en adoptie van dit soort functionaliteit binnen jullie organisatie.
NB: deze blog is met toestemming geïnspireerd door een eerdere post van Pradeep Mettu, waarvan ik hierboven een vrije vertaling heb gegeven.
