
Wat kan ik met Microsoft Copilot
In deze blog vind je hoe Copilot je helpt vanuit de verschillende onderdelen van Microsoft 365, zoals Outlook, Word en Teams.
Steeds meer medewerkers experimenteren met AI. Vaak begint dat met het genereren van een tekst, het samenvatten van informatie of het stellen van een vraag aan een chatbot. De eerste resultaten zijn regelmatig indrukwekkend: binnen enkele seconden verschijnt er een compleet antwoord waar je anders aanzienlijk meer tijd aan kwijt zou zijn. Maar na het eerste enthousiasme ontstaat vaak ook een andere vraag:
Hoe weet AI eigenlijk wat er binnen onze organisatie speelt?
Een algemeen AI-model kent jouw klanten, projecten, collega’s en interne afspraken namelijk niet. Het kan uitstekend formuleren en redeneren, maar beschikt standaard niet over de context waarin jouw organisatie werkt. Precies daar zit een belangrijk verschil tussen een losse AI-chatbot en Microsoft 365 Copilot.


Goede AI-resultaten beginnen bij goede context. Wanneer je een losse AI-tool vraagt om een klantvoorstel te schrijven, moet je meestal eerst zelf uitleggen wie de klant is, wat er eerder is besproken, welke diensten relevant zijn en welke afspraken al zijn gemaakt. De kwaliteit van het antwoord hangt daardoor sterk af van de hoeveelheid informatie die je zelf in de vraag verwerkt. Ontbreekt een belangrijk detail, dan kan het antwoord inhoudelijk goed klinken, maar toch niet aansluiten op de werkelijkheid.
Dat verklaart ook waarom medewerkers soms een uitstekend antwoord krijgen en een volgende keer worden teleurgesteld. Het AI-model is niet opeens minder slim geworden. Het heeft simpelweg niet altijd voldoende relevante informatie om de vraag goed te beantwoorden.

Microsoft 365 Copilot werkt niet alleen als chatbot, maar is geïntegreerd met de werkomgeving waarin veel organisaties dagelijks hun informatie creëren en delen. Denk aan Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Word, Excel en PowerPoint.
Via Microsoft Graph kan Copilot informatie uit onder andere e-mails, gesprekken, vergaderingen en documenten gebruiken om een antwoord beter te laten aansluiten op het werk van de gebruiker. Daarbij gelden de bestaande toegangsrechten: Copilot kan alleen informatie gebruiken waartoe de betreffende medewerker al toegang heeft.
De echte meerwaarde zit daardoor niet alleen in het genereren van een nette tekst. Copilot kan ook helpen om verbanden te leggen tussen informatie die verspreid staat over verschillende onderdelen van Microsoft 365. AI krijgt daarmee steeds meer begrip van de context waarin het werk plaatsvindt.

Stel dat je binnenkort een gesprek hebt met een bestaande klant. Ter voorbereiding kun je zelf je mailbox doorzoeken, eerdere Teams-gesprekken teruglezen, vergaderverslagen openen en de laatste voorstellen bekijken. Maar informatie over een klant staat zelden netjes op één plek. Een afspraak kan zijn vastgelegd in een e-mail, terwijl de toelichting in een Teams-vergadering is besproken en het bijbehorende voorstel in SharePoint staat.
Microsoft 365 Copilot kan helpen om de informatie waartoe je toegang hebt bij elkaar te brengen en samen te vatten. Je kunt bijvoorbeeld vragen welke onderwerpen recent zijn besproken, welke acties nog openstaan en welke documenten relevant zijn voor het gesprek. Dat betekent niet dat je de voorbereiding volledig aan AI moet overlaten. Wel besteed je minder tijd aan het verzamelen van informatie en houd je meer tijd over om je inhoudelijk op het gesprek voor te bereiden.

Ook bij de overdracht van werkzaamheden kan organisatiecontext veel waarde toevoegen. Een collega die aansluit bij een bestaand project moet vaak eerst een groot aantal documenten, e-mails en vergaderverslagen doornemen. Bovendien is niet altijd direct duidelijk welke informatie nog actueel is en welke besluiten uiteindelijk zijn genomen.
Copilot kan helpen om bestaande informatie toegankelijker te maken. Een medewerker kan bijvoorbeeld vragen om de belangrijkste projectdoelen samen te vatten, recente besluiten te benoemen of een overzicht te maken van openstaande acties. De kennis blijft daarmee niet alleen afhankelijk van de collega die vanaf het begin bij het project betrokken was. Informatie die al binnen Microsoft 365 aanwezig is, kan sneller worden gevonden en begrepen

Vrijwel iedere organisatie herkent het probleem: informatie is ergens beschikbaar, maar medewerkers weten niet precies waar. Staat de afspraak in een e-mail? Is er een document voor gemaakt? Werd het besproken tijdens een vergadering? Of staat de meest recente versie in een Teams-kanaal of op SharePoint?
Traditioneel zoeken vraagt dat je vooraf ongeveer weet waar het antwoord kan staan. Copilot maakt het mogelijk om vanuit de vraag te beginnen. In plaats van verschillende systemen en mappen handmatig te doorzoeken, vraag je bijvoorbeeld wat het huidige beleid is, welke afspraken over een project zijn gemaakt of wat de status van een klantvraag is.
Microsoft ontwikkelt daarbij een steeds rijker begrip van de samenhang tussen documenten, gesprekken, personen en werkzaamheden. Daardoor gaat het niet alleen om het vinden van woorden in een bestand, maar ook om het herkennen van relevante werkcontext.

Bij de vergelijking van AI-oplossingen gaat veel aandacht uit naar het onderliggende taalmodel. Welk model redeneert het beste? Welk model schrijft de mooiste teksten? En welke aanbieder introduceert de nieuwste mogelijkheden? Dat zijn relevante vragen, maar voor organisaties is het gebruikte model slechts een deel van het verhaal.
Microsoft bouwt Copilot steeds meer als een platform waarin verschillende AI-modellen kunnen worden ingezet. Naast modellen van OpenAI heeft Microsoft binnen specifieke Copilot-ervaringen ook modellen van andere aanbieders beschikbaar gemaakt. Daarmee kan per toepassing een passend model worden gebruikt, zonder dat medewerkers voor iedere nieuwe ontwikkeling naar een volledig ander werkplatform hoeven over te stappen.
De onderscheidende waarde verschuift daardoor steeds meer van het model zelf naar de omgeving waarin dat model werkt. Een geavanceerd AI-model zonder kennis van jouw organisatie blijft immers afhankelijk van de context die je zelf aanlevert. Een AI-oplossing die veilig gebruik kan maken van relevante bedrijfsinformatie, kan medewerkers veel gerichter ondersteunen.

De koppeling met Microsoft 365 biedt veel kansen, maar maakt ook zichtbaar hoe goed de informatiehuishouding van een organisatie eigenlijk is ingericht. Copilot kan een document alleen gebruiken wanneer het beschikbaar, vindbaar en toegankelijk is. Wanneer informatie verspreid staat over persoonlijke mappen, meerdere versies naast elkaar bestaan of documenten niet consequent worden bijgehouden, werkt die onduidelijkheid door in de antwoorden.
Hetzelfde geldt voor toegangsrechten. Copilot creëert geen nieuwe rechten en omzeilt geen beveiliging. Het gebruikt de rechten die al binnen Microsoft 365 zijn ingesteld. Informatie die een medewerker technisch gezien al mocht bekijken, kan door AI echter wel eenvoudiger vindbaar worden. Te ruime toegangsrechten worden daardoor belangrijker om tijdig te herkennen en te corrigeren. Microsoft 365 Copilot neemt onder andere bestaande machtigingen, gevoeligheidslabels en bewaarbeleid over.
AI vergroot dus niet alleen de waarde van goed georganiseerde informatie. Het vergroot ook de gevolgen van informatie die verouderd, dubbel, slecht beveiligd of moeilijk vindbaar is.

Voor managementteams verschuift daarmee de belangrijkste vraag. Het gaat niet langer alleen om: Moeten we iets met AI?
De relevantere vraag wordt:
Is onze Microsoft 365-omgeving ingericht om AI daadwerkelijk waarde te laten toevoegen?
Organisaties die hun informatiebeheer, toegangsrechten, beveiliging en samenwerking goed hebben ingericht, beschikken over een betere basis voor Copilot. Zij kunnen medewerkers sneller laten profiteren van beschikbare kennis en hoeven minder tijd te besteden aan het herstellen van onduidelijkheden in de informatievoorziening.
Daarbij blijft ook adoptie belangrijk. Copilot levert niet automatisch waarde op zodra een licentie wordt geactiveerd. Medewerkers moeten leren welke vragen zij kunnen stellen, hoe zij antwoorden beoordelen en wanneer menselijke controle noodzakelijk blijft. Techniek, informatiebeheer en gebruik moeten daarom gezamenlijk worden bekeken.
Microsoft 365 Copilot is meer dan een AI-chatbot omdat het niet alleen helpt om antwoorden te genereren. Het kan werken met de kennis en context die al binnen de organisatie aanwezig zijn.
Hoe beter die informatie beschikbaar, veilig en gestructureerd is, hoe relevanter de ondersteuning voor medewerkers wordt. De kwaliteit van AI wordt daarmee steeds sterker verbonden aan de kwaliteit van je digitale werkomgeving.
Wil je weten waarom Copilot binnen jouw organisatie soms een uitstekend antwoord geeft en soms nog niet? CTS IT kijkt graag samen met je naar de inrichting van Microsoft 365, de beschikbare informatie, toegangsrechten en manier van samenwerken. Zo ontstaat niet alleen een plan voor het inzetten van AI, maar vooral een solide basis om er blijvend waarde uit te halen.

CTS IT is altijd op zoek naar IT-toppers. Een diploma is mooi meegenomen, maar wij zijn vooral geïnteresseerd in welke kwaliteiten je meeneemt. Wat kan je al, en wat wil je ontwikkelen? Waar haal je plezier uit? Welke rol wil je vervullen binnen het bedrijf? Wij horen het graag van je.

“Dankzij de samenwerking met CTS IT hebben we niet alleen vertrouwen in onze IT-processen, maar ook ruimte om ons te focussen op innovatie en groei. ”
Nauta
Bekijk deze case