Eenmalig aanmelden
OneDrive houdt niet alleen je bestanden veilig en maakt je minder afhankelijk van je apparaat; het maakt je leven ook gemakkelijker. Dankzij eenmalige aanmelding (Single Sign-On) in de Moderne Werkplek is eenmalig aanmelden vaak voldoende. Zo is het in de Moderne Werkplek van CTS IT voldoende om in je Windows in te loggen. Daarmee log je ook automatisch in bij OneDrive. Het is dan wel belangrijk dat de Moderne Werkplek goed wordt ingericht.
Delen was nog nooit zo makkelijk
Samenwerken in hetzelfde document? Ook daarvoor is OneDrive dé oplossing. Je kunt mappen en documenten delen met de rechtermuisknop. Er zijn twee manieren om dat te doen:
- Via een anonieme link – iedereen met de link kan het bestand openen.
- Via een link toegewezen aan een specifiek mailadres – alleen de persoon met toegang tot dit mailadres kan het bestand openen.
Bij CTS IT raden we altijd de laatste methode aan. Dat is het veiligst. Een extra verificatiestap toepassen is mogelijk. De ontvanger moet dan nogmaals via het mailadres een code bevestigen om het bestand te openen.
Moderne manier van werken
Altijd overal bij, niet meer afhankelijk van een specifiek apparaat en gemakkelijk op afstand samenwerken: de OneDrive back-up past helemaal in de moderne manier van werken. Dat wordt alleen maar meer met extra functies als het synchroniseren van foto’s vanaf je telefoon. Het is mogelijk om gemaakte foto’s direct te synchroniseren met je OneDrive. Foto’s en andere bestanden naar jezelf mailen is verleden tijd.
Is OneDrive een back-upsysteem?
OneDrive dient als back-up voor de belangrijkste documenten op je apparaat. Het is wel goed om te onthouden dat het niet dient als volwaardig back-upsysteem. Je kunt het zien als de belangrijkste back-up voor jouw eigen bestanden, maar voor je Microsoft 365 data zul je altijd nog een andere, volledige back-up moeten hebben.
Het is daarnaast goed om te weten dat deze applicatie een paar beperkingen kent. Het gaat dan trouwens wel om technische beperkingen die relatief simpel te omzeilen zijn:
- Bepaalde tekens zijn niet toegestaan in bestands- en mapnamen van OneDrive. Synchroniseren wordt dan onmogelijk. Het gaat om de tekens \ : / * ? < > “
- Bepaalde bestandsnamen zijn ook niet toegestaan voor bestanden of mappen, namelijk .lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM0 – COM9, LPT0 – LPT9, _vti_, desktop.ini
- De padlengte (de volledige bestandsnaam) mag niet langer dan 260 karakters zijn.
Nieuwste functies van OneDrive
OneDrive is nog altijd in ontwikkeling en CTS IT volgt die veranderingen op de voet. Zo zijn we altijd op de hoogte van wat Microsoft – en wij dus – voor jou en je organisatie kunnen betekenen. Het is op korte termijn ook mogelijk om je map muziek en video’s te synchroniseren met OneDrive. Daarnaast is de manier veranderd waarop OneDrive het verwijderen van bestanden naar de cloud synchroniseert, waardoor de prullenbak online overeenkomt met de acties van de gebruiker.
