Collaboration: veilig samenwerken

Collaboration: wat is dat eigenlijk?

Collaboration: wat CTS IT betreft één van de grootste ontwikkelingen voor 2020. Collaboration is een veilige manier van samenwerken met IT oplossingen. Via o.a. Microsoft Teams, Whiteboard en SharePoint communiceer je effectiever, je werkt als team beter samen aan bestanden en dat helemaal veilig. Als klap op de vuurpijl bespaart collaboration je ook nog 4 uur per gebruiker per week!

Nieuwe behoeften

Anno 2020 werken verschillende generaties samen op de werkvloer. De manier van communiceren is gedurende de afgelopen decennia behoorlijk veranderd. De oudere generaties maakten voorzichtig kennis met internet, media en chatoplossingen. Generatie Z doet nu zijn intrede op de arbeidsmarkt en vindt het niet meer dan vanzelfsprekend om via community-achtige platformen te communiceren. Door het gebruik van smartphone, media en diverse apps is er een hele nieuwe behoefte ontstaan in communicatie. Ook worden er andere eisen gesteld aan beleving én op de manier waarop mensen informatie uitwisselen. Zoals men privé communiceert wil men ook zakelijk communiceren.

Cijfers

Naast de andere eisen die worden gesteld aan communiceren werken we ook op veel meer verschillende manieren samen. En lopen we daardoor tegen diverse zaken en soms ook obstakels aan. Hierna volgen wat cijfers die dit ondersteunen.
– 80% van de tijd wordt door medewerkers besteed aan samenwerking
– Wereldwijd werkt 72% van de werknemers op afstand
– 75% van de meeting rooms is vaak bezet
– 54% van de vergaderingen hebben deelnemers op afstand
– 12 minuten is de gemiddelde vertraging bij het starten van een vergadering

De oplossing

Microsoft Teams is de oplossing voor samenwerking. Want elk bedrijf wil graag de samenwerking zo optimaal mogelijk inrichten. Niet alleen binnen de kantoormuren maar juist ook daarbuiten. Locatie onafhankelijk samenwerken, waarbij je je team aangehaakt houdt. Juist in deze tijd zo onmisbaar.  Binnen je bedrijf kun je groepen mensen samenvoegen tot teams. Deze teams kunnen kanalen aanmaken. In deze kanalen kun je samen werken aan bestanden, chatten, vergaderen, bellen en dat allemaal op één plek!

Met Teams locatie-onafhankelijk werken!

Functionaliteiten

1. Chatten
   Via de chatfunctie kun je ‘praten’ met je collega’s. Dit kun je één op één doen maar ook met een groep. Zo deel je je mening en kunnen anderen hierop reageren. Interne e-mail kun je zo tot een minimum beperken!
2. Vergaderen
   Locatie onafhankelijk werken brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Want hoe kun je vergaderen met je team? Hoe zorg je dat de belangrijkste to-do’s in beeld zijn en hou je persoonlijk contact? En dan niet alleen met je eigen mensen maar ook met externe relaties. Met Microsoft Teams kan het allemaal. Voordat je begint nodig je iedereen uit. Bij een overleg met externen kan dit via de e-mail. Je kunt je voorbereiden door notities van vorige vergaderingen te bekijken. Met een druk op de knop schakel je video in, juist voor dat broodnodige persoonlijke contact. En wat juist nu handig is: je kunt jouw achtergrond vervagen. Dit zorgt voor minder ruis tijdens de vergadering.  Ook kun je inhoud delen en daaraan samenwerken. Lang leve de integratie met Office 365! En stel nou dat die ene collega net even druk is  waardoor ze de vergadering niet kan bijwonen: met de opname-functionaliteit  kun je vergaderingen later opnieuw bekijken. Zo is en blijft iedereen op de hoogte van alles wat er speelt.
3. Bellen
   Je medewerkers kunnen telefoongesprekken in Teams plaatsen en ontvangen. Er zijn diverse extra functies beschikbaar zoals de wachtstand (met muziek), veilige doorverbinding en rapportages voor beloplossingen. Telefonisch vergaderen was nog nooit zo makkelijk. Uiteraard heeft elk bedrijf eigen behoeften. Kies daarom binnen Teams uit wat voor jouw bedrijf werkt.
4. Samenwerken in bestanden
   Zoek nooit meer naar bestanden. In Teams kun je Word-, PowerPoint- en Excel-bestanden in realtime bekijken, delen en bewerken. Zelfs tijdens online vergaderingen!
5. Besparing
   Uit onderzoek blijkt dat tot wel 30% per dag wordt besteed aan e-mail en het zoeken naar bestanden. Collaboration kan tot 4 uur per week besparing opleveren voor jouw medewerkers. Productivity as a service. Wij vertellen je er graag meer over.
6. Zoals gezegd schermt Microsoft met 4 uur tijdsbesparing per gebruiker per week. Wij denken dat dit haalbaar is maar alleen als alles optimaal gebruikt wordt. Dit is bijna een utopie. Voor een actuele besparing gaan we dan ook uit van 2 uur: per gebruiker, per week. Voor de eenvoudige rekensom hanteren we een kostentarief van € 50,00 per uur. Dat betekent een besparing van € 400,- per maand per gebruiker. Ter illustratie: de CTS Moderne Werkplek kost compleet € 91,00. We zijn ervan overtuigd dat we jou de rest van de rekensom niet hoeven uit te leggen!
7. Devices
   Een goed device is essentieel voor samenwerking. Een smartphone is onmisbaar. Daarnaast is een goed display voor vergaderruimtes is zowel effectief als efficiënt. Het Windows Collaboration Display (WCD) is een voorbeeld van een goed display. Het is het ideale scherm voor optimale samenwerking. Om de productiviteit tijdens een vergadering te verbeteren en ervoor te zorgen dat deelnemers zich beter kunnen concentreren is het creëren van een comfortabele omgeving in vergaderruimtes echt een pluspunt.

Belangrijkste voordelen van WCD:

• Capacitieve touch monitor, incl. direct bonding
• Unieke directheid en nauwkeurigheid van aanraken
• Geïntegreerde camera, microfoon en soundbar
• Op een slimme manier beheren van gebouwenfaciliteiten
• Eenvoudige connectie middels USB C
• Wireless connectie (BYOD)
• Optimale helderheid, inkijkhoek

Met alle devices kunnen werken!
Meer weten?

Wil je meer weten over collaboration? CTS IT beantwoordt graag jouw vragen. We kijken samen met jou naar wat jouw organisatie nodig heeft. Plan direct je afspraak in bij Rik. Want CTS IT staat voor verbinden, koesteren en vereenvoudigen. Voor het werk en voor het leven.  We make IT a better world; a great place to work, a great place to live.

Ga naar contact