De voordelen van een

OneDrive back-up

OneDrive is een dienst van Microsoft waarmee je bestanden opslaat op het internet. Het is een vorm van werken in de cloud – iets waar we bij CTS IT voorstander van zijn. Waarom zou je de OneDrive back-up omarmen? Welke voordelen brengt het mee en welke kanttekeningen zijn er? We leggen het uit.

Lees verder

Overal

Beschikbaar

OneDrive is een vorm van cloudopslag die bij de meeste Microsoft 365-abonnementen is inbegrepen, net als programma’s als Excel en PowerPoint. Het is vanaf elk apparaat met een internetverbinding beschikbaar. Op de meeste apparaten is er ook een app die je kunt gebruiken. Iedere gebruiker heeft tenminste 1000 GB aan opslagruimte. Het is dus zonde om er geen gebruik van te maken!

Je kunt via de app veel tijdswinst halen door gebruik te maken van het automatisch synchroniseren. Daarover leggen we in de volgende alinea meer uit. Door dit goed in te richten kun je er altijd veilig en snel bij. Flexibel of hybride werken wordt daardoor simpeler dan ooit!

Automatisch

Synchroniseren

De OneDrive app ondersteunt het synchroniseren van de meest relevante mappen per platform. Zo kun je met de app op Windows en Mac de mappen Bureaublad, Mijn Documenten en Mijn Afbeeldingen synchroniseren met Onedrive. Vanaf je smartphone of tablet kun je dan ook bij de documenten die op je computer staan.

Op je smartphone en tablet kun je ook automatisch je foto’s synchroniseren met OneDrive, die dan weer automatisch beschikbaar zijn op je computer. Door het synchroniseren kan je ook veel ruimte op je apparaat besparen, want bestanden zijn beschikbaar op je apparaat zonder dat ze schijfruimte innemen.

Automatisch-Synchroniseren-Microsoft-Onedrive-CTS-IT

Niet meer afhankelijk

van één apparaat

OneDrive is daarmee ook een uitstekende manier om je bestanden veilig te stellen. Door namelijk de meest relevante data te synchroniseren met OneDrive word je minder afhankelijk van je apparaat. Crasht je computer of houdt je telefoon er mee op? Geen probleem, door in te loggen op een ander apparaat kan jij snel weer door!

Eenmalig aanmelden

OneDrive houdt niet alleen je bestanden veilig en maakt je minder afhankelijk van je apparaat; het maakt je leven ook gemakkelijker. Dankzij eenmalige aanmelding (Single Sign-On) in de Moderne Werkplek is eenmalig aanmelden vaak voldoende. Zo is het in de Moderne Werkplek van CTS IT voldoende om in je Windows in te loggen. Daarmee log je ook automatisch in bij OneDrive. Het is dan wel belangrijk dat de Moderne Werkplek goed wordt ingericht.

Delen was nog nooit zo makkelijk

Samenwerken in hetzelfde document? Ook daarvoor is OneDrive dé oplossing. Je kunt mappen en documenten delen met de rechtermuisknop. Er zijn twee manieren om dat te doen:

Via een anonieme link – iedereen met de link kan het bestand openen.
Via een link toegewezen aan een specifiek mailadres – alleen de persoon met toegang tot dit mailadres kan het bestand openen.

Bij CTS IT raden we altijd de laatste methode aan. Dat is het veiligst. Een extra verificatiestap toepassen is mogelijk. De ontvanger moet dan nogmaals via het mailadres een code bevestigen om het bestand te openen.

Moderne manier van werken

Altijd overal bij, niet meer afhankelijk van een specifiek apparaat en gemakkelijk op afstand samenwerken: de OneDrive back-up past helemaal in de moderne manier van werken. Dat wordt alleen maar meer met extra functies als het synchroniseren van foto’s vanaf je telefoon. Het is mogelijk om gemaakte foto’s direct te synchroniseren met je OneDrive. Foto’s en andere bestanden naar jezelf mailen is verleden tijd.

Is OneDrive een back-upsysteem?

OneDrive dient als back-up voor de belangrijkste documenten op je apparaat. Het is wel goed om te onthouden dat het niet dient als volwaardig back-upsysteem. Je kunt het zien als de belangrijkste back-up voor jouw eigen bestanden, maar voor je Microsoft 365 data zul je altijd nog een andere, volledige back-up moeten hebben.

Het is daarnaast goed om te weten dat deze applicatie een paar beperkingen kent. Het gaat dan trouwens wel om technische beperkingen die relatief simpel te omzeilen zijn:

Bepaalde tekens zijn niet toegestaan in bestands- en mapnamen van OneDrive. Synchroniseren wordt dan onmogelijk. Het gaat om de tekens \ : / * ? < > “
Bepaalde bestandsnamen zijn ook niet toegestaan voor bestanden of mappen, namelijk .lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM0 – COM9, LPT0 – LPT9, _vti_, desktop.ini
De padlengte (de volledige bestandsnaam) mag niet langer dan 260 karakters zijn.

Nieuwste functies van OneDrive

OneDrive is nog altijd in ontwikkeling en CTS IT volgt die veranderingen op de voet. Zo zijn we altijd op de hoogte van wat Microsoft – en wij dus – voor jou en je organisatie kunnen betekenen. Het is op korte termijn ook mogelijk om je map muziek en video’s te synchroniseren met OneDrive. Daarnaast is de manier veranderd waarop OneDrive het verwijderen van bestanden naar de cloud synchroniseert, waardoor de prullenbak online overeenkomt met de acties van de gebruiker.

Werken met

OneDrive?

Wil je ook werken met de OneDrive back-up, maar weet je niet waar je moet beginnen? CTS IT helpt met opzetten, inrichten en leert jou en je team hoe je met OneDrive werkt. Dat kan ook als je nog geen Microsoft 365-licentie hebt.

Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.

Dit is Joël Prins een van onze Project Engineers en