Support
CTS-IT Power BI Blog Arjan van Loon

Nieuwe inzichten met Power BI

Via deze blog deelt collega Arjan van Loon onze ervaring en lessen met Power BI binnen CTS IT.

Leestijd 8 min.

Inhoud :

  • De kracht van Power BI
  • Wat heeft Power BI binnen CTS IT gebracht?
  • Inzicht begint bij een heldere set gegevens
  • Van gegevens naar interessante datapresentatie

Nieuwe inzichten met Power BI

Wil jij ook enthousiast aan de slag met Power BI? Uiteraard het liefst met een snel en goed resultaat? Ik geef je graag een aantal handvatten die jou gaan helpen met een goede start.  Ik beloof je veel nieuwe inzichten. Met deze nieuwe inzichten kunnen successen nog beter worden ingezet. En bijkomend voordeel is dat eventuele ‘lekken’ in de dienstverlening ook gedicht kunnen worden. 

De kracht van Power BI

Heb jij zelf nog geen kennis gemaakt met Power BI? Dan wil ik graag beginnen met een korte beschrijving van de toegevoegde waarde. 

  1. Géén beperkingen: waar je bij traditionele analyses beperkt wordt door de gebruikte applicatie (denk aan ERP/boekhouding) óf al voor eenvoudige aanpassingen afhankelijk bent van consultants, is Power BI voor iedereen toegankelijk. 
  2. Data-analyse over álle afdelingen: en als vervolg op het eerste punt: daar waar de financiële administratie vaak nog wel in staat is rapportages op te leveren, is dat voor andere afdelingen vaak een stuk lastiger. Veelal gebeurt het dus ook niet. Met de eenvoud van Power BI wordt iedere handige Excel gebruiker opeens data-analist. Wat betekent dat de betrokkenen zelf in staat zijn hun eigen processen te optimaliseren. Zo hoeven ze zich niet schrap te zetten voor de mening van een externe analist (wat doet dat met betrokkenheid en motivatie). 
  3. Eenduidige cijfers en KPI’s: omdat de in Power BI gebruikte data vooraf goed is samengesteld (straks meer daarover), leidt dat tot interne overeenstemming en vertrouwen in de gebruikte data. 
  4. Combineer data uit álle aanwezige applicaties/bronnen: doorgaans beperken we ons tot de in een bepaalde applicatie beschikbare gegevens. Echter wanneer de gegevens uit meerdere applicaties bij elkaar worden gevoegd ontstaat er pas echt inzicht. Over de gehele keten kunnen gegevens naast elkaar worden gelegd en wordt duidelijk waar de successen geboekt worden. Ook wordt duidelijk waar nog kan worden verbeterd. 
  5. Altijd actueel: omdat een ingerichte omgeving zelf zorgt voor het verversen van de data, zijn alle aanwezige rapporten altijd actueel.  
  6. Eenvoudig delen/publiceren: rapportages zijn eenvoudig te delen met anderen, zelfs extern. Dat laatste betekent dat je beschikbare gegevens kunt inzetten om je klant nóg beter te kunnen bedienen. Zo versterk je de onderlinge relatie! 

Power Bi KPI Dashboard blog Arjan van loon

Wat heeft Power BI binnen CTS IT gebracht?

Met Power BI geven we inzicht voor onze relaties in onder meer de prestaties van onze Servicedesk, gebruikte systemen én afgenomen abonnementen. 

  • Hannes de Paauw (Algemeen Directeur): “Dankzij Power BI zie ik in een overzicht hoe mijn bedrijf ervoor staat, ik hoef alleen nog maar mijn banksaldo apart te checken!” 
  • Reinier van Westerhuis (Financieel Directeur): “Power BI geeft meer rust in de organisatie door sneller inzicht en overzichtelijke informatie”
  • Richard Fredriks (Operationeel Manager): “Power BI biedt mij het essentiële inzicht voor de dagelijkse aansturing van de operatie. De realtime inzichten in de klanttickets, SLA’s en tijdsbesteding geven mij de mogelijkheid de organisatie proactief te sturen. Ook ondersteunt Power BI in het behalen van onze doelen, het nakomen van onze afspraken en bovenal het waarborgen van onze positieve klant-tevredenheid.” 
  • Rik Maasen (Sales Manager): “Voor mij is Power BI dé tool waarmee ik dagelijks inzicht heb in de actuele status. De status van zowel onze financiële situatie rondom het salesproces, als de urenbesteding inzake de lopende projecten.  Ik ervaar dat vanuit de nieuwe inzichten weer nieuwe behoeften ontstaan tot nog meer inzicht, dus verdere ontwikkeling van mijn dashboards is voor mij een must.” 

Inzicht begint bij een heldere set gegevens

Het is van belang in een vroeg stadium te zorgen voor een gestructureerde dataset. Zo kan worden vertrouwd op de juistheid van de gegevens. Ook leidt een (vereenvoudigde) dataset ertoe dat eindgebruikers uiteindelijk ook zelf in staat zullen zijn de eigen (afdelings-) data om te zetten in voor hen relevante rapportages.  
  
Op het moment dat in de dataset al foutjes sluipen óf andere uitgangspunten worden gehanteerd, is de kans groot dat rapportages elkaar zullen tegenspreken. Zo wordt de Power BI omgeving als geheel uiteindelijk niet meer vertrouwd. En dan valt iedereen terug op de traditionele rapportages. We willen voorruit, dus dat mag natuurlijk absoluut niet gebeuren! 

Helaas, het structureren van de gegevens is een vak en vereist dan ook expertise en aandacht. Ofwel, wanneer iemand handig is met overzichten en tabellen in Excel (Business Analyst/Engineer), betekent dat niet dat diegene ook in staat is een goede dataset klaar te zetten voor de organisatie (Data Engineer/Scientist). Daar komt bij dat je voor de hand liggende berekeningen bij voorkeur vooraf instelt. Zo hoeven deze niet in elk rapport afzonderlijk opnieuw worden gemaakt (kans op verschillen!).

Hulp nodig bij het structureren van de gegevens?

Ons advies is dan ook dit gedeelte van het traject professioneel te laten begeleiden, iets waar we vanuit CTS IT graag in ondersteunen. En wees gerust, wanneer dit eenmaal staat, zijn de experts doorgaans niet meer nodig en kan iedereen daadwerkelijk zelf aan de slag! 
 
Eerlijkheidshalve moeten we achteraf constateren dat dit bij onszelf in het begin te weinig aandacht heeft gehad. Hierdoor moesten we uiteindelijk terug naar de basis en rapporten moesten opnieuw gekoppeld worden. Dat gaf ons ook de kans direct een aantal ‘lessons-learned’ mee te nemen, maar liever hadden we die tijd besteed aan het uitbreiden en verbeteren van onze rapportages zelf. 

Van gegevens naar interessante datapresentatie

Voor het presenteren van de data kan binnen Power BI gebruik worden gemaakt van een aantal faciliteiten. 

Het eerste wat we tegenkomen zijn de Rapporten met daarop doorgaans meerdere Visualisaties van waaruit de gegevens kunnen worden gepresenteerd. Er zijn veel mogelijkheden zoals diagrammen, lijngrafieken, kruistabellen, geografische kaarten, etc. 

Vanuit Dashboards kunnen vervolgens de belangrijkste visuals worden samengevat op één pagina: bijvoorbeeld als vertrekpunt voor het managementoverleg of om direct inzicht te hebben in de eigen KPI’s. Deze zijn zowel te bekijken op de werkplek, maar ook op mobiele devices.  

Verder zijn er ook mogelijkheden om (delen van) rapportages en/of Dashboards weer te geven vanuit andere applicaties, zoals direct vanuit Microsoft Teams of binnen het startportaal op de moderne werkplek van CTS IT. 

Wat is Power BI?

Mocht je na het lezen van deze blog enthousiast geworden zijn en het interessant vinden een keer met mij te sparren over de mogelijkheden van Power BI voor jullie? Ik ben bereikbaar op (0318) 742 426. 
 
Arjan van Loon 

Terug naar kennisbank