Reserveringssysteem Microsoft Bookings: een praktijkcase
De kracht van Bookings

Een online reserveringssysteem om jouw relaties zelf afspraken te laten maken. Daarmee geen papieren agenda meer. Recent zijn er weer een aantal handige functies toegevoegd aan deze handige Microsoft app. Eenvoudig in te zetten binnen jouw organisatie!

Bij CTS IT gebruiken we Microsoft Bookings om relaties zelf een vrij plekje in onze agenda te laten boeken. Bijvoorbeeld voor een consult of sparringssessie. Een ander voorbeeld is klanten in te laten schrijven voor onze webinars. Je klanten ontvangen direct een agenda uitnodiging en zij ontvangen vervolgens direct een Teams uitnodiging voor het betreffende evenement. Het scheelt veel tijd als je jouw relaties zelf een afspraak kan laten maken op basis van jouw beschikbaarheid.

Zo gingen we zelfs een stap verder met Espressobar de Fazant in Veenendaal. In samenwerking met CTS IT hebben we binnen korte tijd een reserveringssysteem opgezet. De horeca is één van de branches die voor de uitdaging staat om een reserveringssysteem te hanteren voor haar bezoekers per 1 juni. Daarom hielpen wij de Fazant een handje. Neem even een kijkje hoe fijn dit gekoppeld is met hun website en facebookpagina.

De voordelen van Microsoft Bookings op een rij
  • Klanten kunnen eenvoudig zelf een afspraak plannen via een (web)pagina. Zo bespaar je afstemming over het tijdstip, klanten zien meteen jouw beschikbaarheid.
  • Via een overzichtelijke app houd je op je tablet of mobiel overzicht in alle reserveringen en maak je handmatig reserveringen.
  • Koppel de reserveringspagina eenvoudig aan je website of Facebook.
  • Wat dacht je van de integratie met Microsoft Teams? Zo boek je als klant zelf een tijdstip en ontvang je direct een Teams vergaderuitnodiging om te videobellen.
  • Wil je een webinar/videovergadering mogelijk maken voor je relaties? Laat meerdere klanten op één reservering deelnemen door ze direct te voorzien van de Teams uitnodiging.
  • Klantgegevens worden centraal vastgelegd.
  • Als zorginstelling eenvoudig afspraken beheren door een Teams videoafspraak te (laten) plannen met je cliënten? Zie ook het volgende filmpje: Bookings in Microsoft Teams (1:45 min.).
Bookings App

Reserveringen kan je beheren via het web, maar nog makkelijker is de Bookings app om reserveringen te beheren!

Reserveringen maken via de Bookings app

Een aantal voordelen van de beheermogelijkheden:

  • App te openen vanaf je mobiel of tablet.
  • Ontvang automatisch notificaties als er een nieuwe reservering is geplaatst.
  • Voeg hier eenvoudig je eigen services toe.
  • Voeg hier eenvoudig verlofdagen toe waarop klanten niet kunnen reserveren in bepaalde agenda.
Reserveringspagina aanmaken

Bookings werkt met zogeheten services. Deze services krijgen een aparte link, maar zijn ook aan je centrale reserveringspagina te koppelen. Dit zijn diensten waaraan een agenda is gekoppeld. Dit kan een persoonlijke agenda zijn, maar ook een agenda van een ander object.

Een aantal voordelen van deze Services:

  • Maak er een online Teams videobelafspraak van (handig voor bedrijven).
  • Duur van een service(afspraak) instellen.
  • Buffertijden instellen (voor of na een afspraak)
  • Groepsboekingen. Hiermee blijft een reservering mogelijk, tot het ingestelde aantal deelnemers is bereikt. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een Webinar/Seminar met een beperkt aantal seats. Tip: Blokkeer hiervoor wel de agenda op de overige tijden van de spreker op die dag. Zodat alleen het tijdstip overblijft wat je in gedachte had voor het Webinar of Seminar.
  • Stel één of meerdere herinneringen in voor je klant. Je klant ontvangt dan automatisch een e-mail.
  • Stel speciale velden en beschrijvingen in die getoond moeten worden op de reserveringspagina.
  • Stel een extra tekst in, die meegestuurd wordt met de e-mail uitnodiging.
  • Mogelijkheid om de klant zelf de reservering te laten beheren (en te laten annuleren).
  • Roosters instellen waarop klanten kunnen reserveren voor een service.
  • Meerdere agenda's te koppelen aan één service.
Teams integratie

Wat dacht je van de integratie met Teams! Vanuit Teams open je de Bookings app en kan jij of een collega de agenda’s beheren en Teams afspraken plannen. Handig in bijvoorbeeld zorginstellingen, die via videoconsults daarmee wel door kunnen gaan op afstand. Bijvoorbeeld vanuit veiligheid, of omdat de cliënt niet in staat is om langs te komen.

Bookings Teams integratie

Welke doelgroep?

Tot op heden wordt Microsoft Bookings veel binnen het MKB gebruikt. Microsoft heeft recent het licentiemodel aangepast en Microsoft Bookings daarmee ook voor Enterprise organisaties automatisch beschikbaar gesteld. Handig, want er zijn legio business cases te bedenken om hiermee het leven van veel grote bedrijven te vereenvoudigen.

Wil jij meer weten hoe jij ditzelfde reserveringssysteem in kan zetten? Plan hier dan direct een afspraak met mij in via (ditzelfde systeem) om hierover van gedachten te wisselen.