02 juli 2021
Microsoft Teams als jouw moderne werkplek
Sommige bedrijven gebruiken Microsoft Teams enkel als chat of video tool voor vergaderingen. Maar er schuilt nog meer achter dit powerhouse product van Microsoft
Teams Top 10 (deel 3)
Introductie
Ben je ook zo enthousiast over Microsoft Teams en benieuwd naar de laatste ontwikkelingen? In deze blog praat ik je bij. Dat doe ik op dezelfde wijze als mijn collega Richard Fredriks dat deed in zijn 2 eerdere blogs.
De adoptie en daarmee de inzet van Microsoft Teams is enorm gegroeid dit jaar. In Nederland maken we daarbij veelal gebruik van video in meetings (Microsoft: “ongeveer 60% van de vergaderingen bevatten video”). Deze populariteit is beantwoord met veel nieuwe functies.
Top 10
Allereerst een samenvatting van de ontwikkelingen die ik graag met je deel. Nummer 1 is mijn persoonlijke favoriet die per direct beschikbaar is, gevolgd door nog meer ontwikkelingen! Ook volgen op korte termijn rondom meetings nieuwe functies. Verderop in dit artikel volgt nog een uitgebreide toelichting. Ook licht ik toe hoe je de functionaliteit kunt activeren.
- Verbeterde zoekfunctie(!): met CTRL-F kun je zoeken binnen het kanaal of specifieke chat waar je je op dat moment bevindt (Contextual Search).
- Realtime presence: géén vertraging meer in je beschikbaarheid, wat eerder tot wel 15 minuten achter liep.
- Call merge: hiermee is het mogelijk om twee afzonderlijke 1-op-1 gesprekken samen te voegen tot een driegesprek.
- Automatische workflows: binnen je Teams bijvoorbeeld zorgen dat een nieuw lid een welkomstbericht krijgt met het verzoek zich binnen het kanaal te introduceren. E.e.a. kun je met ‘als-dan’ statements vrij eenvoudig via Power Automate realiseren.
- Nieuwe weergave van meetings met ‘pop out’ zorgt voor rust: naast het bekende raster, komt er een nieuwe modus waarbij ieders gezicht wordt gepresenteerd vanuit één ‘ruimte’. Hiermee is online vergaderen veel minder vermoeiend voor onze hersenen. Bijkomend voordeel is dat gesprekken vanaf nu in een apart venster worden weergegeven. Zo blijft de Teams applicatie volledig beschikbaar voor de overige functies.
- Meerdere rasters: hiermee komt er naast de bekende weergave ook een 9×9 raster beschikbaar. Deze weergave is voor op de laptop en voor de mobiele apps komen 3×3 en 2×4 rasters.
- Spotlight mode tijdens presentatie: hiermee kun je naast de PowerPoint ook één of 2 sprekers tonen (handig bij het inzetten van een doventalk!).
- Hard mute: de microfoons van alle deelnemers kunnen door de organisator worden uitgeschakeld. Dit is een grote wens geweest vanuit het onderwijs.
- Aankondiging einde vergadering (nudge): bij deze functie geeft Teams bijvoorbeeld 5 minuten voor het einde van de vergadering een reminder. Zo weet iedereen in de sessie dat het tijd is om af te ronden.
Dat zijn op de kop af negen nieuwe ontwikkelingen! Over nummer tien zeg ik zelf even niets, ik laat je graag iets zien. Laat ik dit wel zeggen: het wordt een stuk eenvoudiger om je taken centraal bij te houden met Microsoft Tasks. Dit wordt nl. geïntegreerd binnen Teams. Wegdromen bij onderstaande video hoeft niet te lang, want deze functionaliteit wordt binnenkort uitgerold.
Taken bijhouden met Microsoft Tasks
New meeting experience
Zoals hierboven al gemeld sta ik graag nog even stil bij de nieuwe functies bij ‘meetings’. Wanneer je regelmatig in meetings zit, zal het verschijnsel ‘Meeting Fatigue’ – dat vaak al binnen een half uur optreedt – bekend zijn. Onze hersenen hebben moeite met het volgen van personen vanuit verschillende omgevingen. Een voorbeeld hiervan is de traditionele ‘Gallery mode’ met 3×3 (binnenkort 7×7!) beelden. Daarom wordt een nieuwe weergavemodus ‘Together mode’ momenteel uitgerold. Hierrmee wordt het verschijnsel ‘Meeting Fatigue’ tegengegaan. Hersenscans hebben aangetoond dat het verschil groot is. Probeer dus ook deze nieuwe modus uit!
Een ander onderdeel van deze nieuwe experience is ook dat meetings en inkomende oproepen in een afzonderlijk venster worden gestart. Dit geeft de mogelijkheid tijdens meetings toch volledig te kunnen blijven werken binnen Teams.
Activeren Meeting Experience in Microsoft Teams
Het activeren van deze nieuwe ‘meeting experience’ kan door in Teams de instellingen te openen (klik rechtsboven op je profielfoto) en vervolgens het vinkje aan te zetten ‘Nieuwe vergaderingservaring inschakelen’. Wanneer je vervolgens Teams opnieuw opstart, is er bij sessies vanaf 4 deelnemers de mogelijkheid de Together Mode of de 9×9 weergave te activeren.
Teams adoptie
Mocht Teams niet of beperkt gebruikt worden in jouw organisatie en zie je wel de oneindige mogelijkheden? De Business Consultants bij CTS IT helpen je graag op weg, bijvoorbeeld vanuit onze workshop “Teams in a Day”.
Gebruikte bronnen
Bovenstaande is geschreven vanuit persoonlijk enthousiasme. Ook heb ik me laten inspireren vanuit de volgende bronnen:
- Teams Talk, deze 2-wekelijkse podcast wordt gepresenteerd door Jeroen Jansen (Partner Succes Manager, Microsoft) en Michel Bouman (Territory Channel Manager Modern Workplace, Microsoft). Hierin passeren de verschillende onderwerpen die gelinkt zijn aan Teams de revue. Teams Talk duurt ongeveer 30 minuten, is voor Microsoft klanten en partners. De focust ligt minder op de techniek maar juist meer op de impact op mens en werk;
- Nederlanders zetten vaakst video aan in Microsoft Teams, Microsoft Nederland.
